Downshifting: come gestire il proprio lavoro da casa

Ufficio in casa, ispirazione per il rinnovo del mio… Foto e design Asihome.com

Lavoro da casa da più di un decennio, è stata una conseguenza quasi naturale, per me, del rallentare i ritmi, modificare il tipo di organizzazione lavorativa e soprattutto di godermi una vita in mezzo alla natura, facendo quello che mi piace. Negli anni, ho cambiato diverse case, diversi assetti del mio studio, cominciando con una scrivania in un angolo della sala, approdando a un intero ufficio annesso alla casa, fino alla situazione attuale di uno studio al piano superiore della casa in cui viviamo. In mezzo a un bosco, sullo splendido Appennino Tosco-Emiliano. In realtà devo ancora addentrarmi nella ristrutturazione dello studio, per ora sono quattro mobili raccattati dalle precedenti case, allineati con le uniche logiche di utilizzo… spero di poter realizzare qualcosa di migliore nelle prossime ‘vacanze’.
Negli anni mi hanno chiesto in molti come mi organizzo lavorando da casa e io sono sempre restia a dare consigli in materia perché i periodi di caos generale ogni tanto mi fagocitano e mi ri-espellono sfinita: che consigli posso mai dare io?!
Però, su insistenza continua di un paio di amici che hanno intrapreso questo percorso e dopo le sollecitazioni arrivatemi alla pubblicazione del post sulla schiscetta, ho messo insieme un po’ di punti, giorno dopo giorno.
Quindi, ecco, non ho grandi suggerimenti da dare ma provo ad elencare i miei metodi dopo POCHE richieste di un’amica che si sta mettendo in proprio (Ciao amica Gwen!).
L’articolo è diventato lunghissimo, ma le cose da dire sono molte e la materia non è per nulla facile. Ne avrei altrettante da dire, ma magari le rimando a un prossimo articolo, sempre che vi siano utili… nel caso, fatemelo sapere!

* * *

Quando si è obbligati a lavorare a ritmi serrati in un ufficio o ci si sente schiacciati dall’ambiente idiosincratico degli open space e non si riesce a combinare nulla, è facile lasciarsi andare ai sogni di lavorare da casa in tranquillità.

Come ve lo immaginate lavorare da casa? Una tazza fumante di un buon qualcosa, tranquillità, cinque minuti di pausa per guardare il video buffo invece di farlo nascondendosi dai colleghi/superiori/clienti, il tempo per una chiacchieratina con l’amica al telefono, persino la lavatrice che va intanto che voi lavorate beatamente alla vostra scrivania, il tempo di lavarsi i capelli prima di uscire la sera invece di sistemarsi alla meglio nel bagno dell’ufficio, persino il tempo per un bel bagno rilassante con schiuma e candele quando avremo finito il lavoro, alle 17 massimo 18.
Mi spiace deludere molti, ma negli anni ho capito che questi sono esattamente i pensieri di gloria di chi non ha la minima idea del lavoro da casa e si scontrerà con una dura realtà: governare sé stesso, uno dei compiti più ardui.

E’ banale dirlo, ma per ottenere una bella vita lavorando da casa, serve una quantità di disciplina: tu sei un esercito da governare. Sei quello che risponde al telefono alla mamma (perché tanto sei a casa, no, mica ti disturbo), quello che sarà incaricato di andare a fare commissioni multiple (posta, spesa, incombenze di ogni tipo… tanto sei a casa), quello che farà trovare la cena pronta (non è giusto che la prepari il poverino che arriva dall’ufficio, no?), quello che risponde a un messaggio un attimo su facebook e dopo due ore è ancora lì, quello che va a prendere i bambini a scuola e non riesce a dire no ai quattro comitati genitori con dieci riunioni al mese, perché lo sanno che è a casa… non ci tieni abbastanza ai figli da dare alla loro scuola un po’ dell’enormità di tempo che hai stando a casa?

Poi siete anche la persona che lavora, beata lei che può farlo da casa, che fortuna, ah se potessi!
E che lavoro fai da casa? Magari potrei farlo anche io.
Ovvio, perché se tu lavori da casa, sicuramente fai un lavoro facilissimo, alla portata di chiunque, l’unica differenza è che hai trovato prima l’idea.
“Dai, dimmi cosa fai che stasera me la studio intanto che guardo XFactor e da domattina lo faccio anche io”.
No, non sto scherzando: abituatevi a questo atteggiamento se volete lavorare da casa. Potete avere uno studio bellissimo e attrezzato, ma se è dentro la casa (nel mio caso è al piano superiore), allora non valete niente. Probabilmente passate la giornata a leccare buste e copiare indirizzi a mano. O a mettere stringhe alle scarpe conto terzi. Magari non è neanche vero che lavorate, vi mantiene qualcuno.
Questo è il fumetto che esce dalla testa della maggioranza della gente ogni volta che siete costretti ad ammettere che non lavorate in un ufficio fuori casa. Sì, dico: costretti. Se state pensando che voi no, voi lo declamerete a squarciagola che lavorate da casa, fieri della vostra realizzazione… beh, siete ingenui. E pagherete l’ingenuità con mezza dozzina al giorno di persone che vogliono informazioni per fare il vostro lavoro, il che diventerà ovviamente rispondere a loro gratis.

Ammetto tra l’altro che a volte cado ancora nel vortice del caos da “lo studio è mio, faccio come mi pare, sono organizzatissima, nessuno mi disturba“. Illusa! Tanto per dire, settimana scorsa mi è arrivata una raccomandata dall’Agenzia delle Entrate, che è peggio dei social per perdere tempo senza accorgersi di starlo perdendo. Il buco nero dei social è niente rispetto a leggere un avviso incomprensibile con cifre sconosciute ma scadenza perentoria a 30 giorni: cercare il commercialista, scannerizzare le 6 pagine di raccomandata fronte-retro, mandarle al commecialista, aspettare che decifri l’aramaico dello Stato per capire se devi accendere un cero davanti a Ganesh o direttamente al conto corrente che spira, farti rispiegare due volte la questione prendendo appunti, stare in attesa due ore per parlare con il responsabile della tua cartella (ok, qui nel frattempo ho lavorato, vedi punto 7 delle cuffie), ripetergli non capendoci niente che cosa ha detto il commercialista, fare tutte le procedure di rito online sul loro sito e un po’ di vudù per la connessione e finalmente ottenere il risultato: niente. Evviva, sono solo le 19, ho cominciato alle 15. Ora visto che non ho rispettato nessuna scadenza data l’urgenza di questa cosa, cosa faccio? Il bagno caldo, la chiacchierata con l’amica al telefono o guardo un video per sdrammatizzare? No, ovvio. Cena di corsa che più di corsa non si può e ritorno in studio per una tranquilla serata, l’ennesima, a lavorare. Perché non rimandare al giorno dopo? Se ti stai facendo questa domanda, non lavori da casa 🙂  Perché mezza giornata persa vuol dire un effetto valanga sul resto della settimana. O rimedi subito, o passi i prossimi weekend ad arrancare. (Non vale per le giornate programmate di non-lavoro)

Non è sempre così drammatico, chiaro. Ma lo può essere. A volte vorrei gestire gli imprevisti prendendoli a librate con qualche tomo di David Allen. Sono ottimi, funzionano, sono seria. Ve li consiglio sia per organizzarsi meglio che per lanciarli a chi entra dalla porta chiedendovi di fargli una commissione perché tanto lavorate a casa (duri al punto giusto ma non tanto da rompere teste e soprammobili).

Uno spazio lavoro minimo  (dalla cartella colori per il rinnovo del mio) Foto e design Asihome.com

Le mie poche regole per lavorare da casa senza impazzire:

1 – Dividere gli spazi. Per quanto possa essere piccola la casa, bisogna dividere lo spazio di lavoro da quello di vita. Altrimenti si mischia tutto e se non ci sono i limiti,  è l’entropia a vincere. Sarà il caos, mentale e materiale. Quando ho cominciato a lavorare come consulente, abitavo in un appartamentino di 40 metri quadri. Non avevo una stanza da dedicare all’ufficio. L’unica soluzione è stata piazzare lungo tutto il corridoio delle librerie con faldoni e libri di lavoro e mettere la scrivania in un angolo della sala, orientata contro il muro. Quando mi sedevo lì a lavorare, tutto quello che era alle mie spalle spariva.  Quando finivo di lavorare, raccoglievo tutto quello che c’era sulla scrivania e lo sistemavo nella libreria. Fino alla mattina dopo quella era la sala, per rilassarsi.

Può sembrare esagerato, ma funziona molto di più che guardare un film con una pila di documenti sotto gli occhi. Bisogna staccare anche materialmente per farlo mentalmente.

2 – Dividere i tempi con rigore. Ognuno ha i suoi metodi per lavorare, ma stabilire da che ora a che ora si lavora è fondamentale. Diventare liberi professionisti vuol dire che il lavoro tenderà sempre a occupare quanta più vita può. Darsi degli orari vuol dire che, se proprio andrete oltre, potrete calcolare di quanto. Averne un’idea aiuta a non esagerare, sia in un senso che nell’altro. E’ sanissimo dire “oggi non lavoro mezza giornata” se avete rispettato tutte le scadenze, ma se succede tutti i giorni (oggi la spesa, domani il parrucchiere, dopodomani le commissioni) dovrete trovare qualcuno che vi mantenga.
In questo aiuta molto anche tenere liberi i weekend. Io i primi tempi mi godevo un paio di giorni di stacco in settimana e lavoravo nel weekend. Il risultato è stato che nessuno dei miei contatti di lavoro ha mai capito che in quei giorni non lavoravo e mi contattavano continuamente, perché il lavoro doveva andare avanti ed era martedì, cosa vuol dire che il martedì non ci sei?! La domenica avevo bisogno qualcosa e non potevo certo disturbare il grafico a casa sua o la cliente al parco con i figli. Seppur con le debite eccezioni personali, ho organizzato il lavoro dal lunedì al venerdì, dalla tot ora alla talaltra, che per almeno il 50% coincidono con quelle di clienti e collaboratori.

3 – Non entrare in studio o nell’area in cui lavorate in pigiama. Non lavorare o rispondere a telefonate di lavoro in pigiama. Non entrare mai in studio prima di aver fatto colazione, doccia ed esservi vestiti. Per quanto Zuckerberg sia stato reso celebre dal film in cui gira per il campus in ciabatte da piscina e calzettoni di spugna, è solo un caso di successo e aveva 18 anni.
Psicologicamente, quando ci cambiamo per lavorare, svolgiamo un rito che ci porta nella modalità mentale del lavoro. In pigiama, siamo nella modalità letto. Salvo che lavoriate per un call center erotico, non se ne può trarre vantaggio.
Innumerevoli studi sono stati condotti sulla questione: in piagiama siamo capaci di dormire ma siamo pessimi a contrattare un prezzo, gestire un team, controbattere in una discussione con un cliente e a partecipare a una videochiamata fuori programma… di là tutti in abbigliamento da lavoro, compresi i grafici hipster finto-casual, di qua tu con il pigiama di pile che cerchi le salviettine sotto la scrivania per toglierti la maschera all’argilla (perché lavorando da casa hai il vantaggio di fare tutto quello che non potevi in ufficio e l’hai fatto, ingenua! Non mi è mai capitato ma conosco storie divertenti di amici).

4 – Avere sempre rispetto del proprio lavoro. Affrontarlo  lavati, pettinati, vestiti, in un ambiente confortevole, pulito e funzionale. La sedia rotta, la scrivania sbilenca, le carte che cadono dal tavolo perché manca il raccoglitore, pile di libri e opuscoli a caso, sono quanto di peggio c’è per lavorare bene.
Bisogna mettersi nell’ottica che tu sei il rappresentante del tuo lavoro, non l’atrio in marmo dell’azienda che trasmette ai clienti il meme che quello è un ufficio in cui la gente lavora seriamente. Di conseguenza, quando lavori in tuta sul divano con il gatto sui piedi, non puoi prendertela se il compagno o il bambino continuano a interromperti. Sì, lo vedono che hai in mano un portatile, ma difficilmente si associa questa immagine di svacco a una persona che sta lavorando seriamente e non deve essere disturbata.

5- Pulire la casa prima di lavorare. In Italia il punto è – ahimé – soprattutto per le donne. Ma confido che anche qualche uomo ne possa giovare.
Io faccio in modo di ritagliarmi poco tempo ogni giorno per riordinare, sempre prima di prepararmi e sedermi a lavorare in tenuta da lavoro. Il motivo è semplice: prima o poi ci sarà una pausa pranzo, caffé o altro in cui entrerai in cucina e ti accorgerai che la lavatrice ha finito, quindi vai a stendere. E in un attimo è passata mezz’ora.
Usare la pausa per pulire casa e sbrigare faccende è una pessima idea. E se ti chiama un cliente cosa fai, gli rispondi un attimo che ho lavato il pavimento, non posso arrivare al computer prima di cinque minuti? Non è un granché come comunicazione. Visuale del cliente: sto mettendo in mano la mia azienda alla colf?
Sorvolo poi sulla parte psicologica: se come pausa dal lavoro svolgi un’incombenza domestica, non è una pausa ma un lavoro dentro il lavoro. Prova a conversare di lavoro con in mano il mocio e i guanti di gomma, oppure seduta alla scrivania con una tazza di caffé: vedrai subito che usare parole tecniche del tuo lavoro diventa più difficile in tenuta da lavapavimenti. Meraviglie del cervello. Ma semplici: ti sei auto-assegnata un compito che nessuna azienda ti darebbe senza incorrere in una causa per mobbing. Architetto, per cortesia, intanto che prende il caffé dia una pulita alla sala mensa.
Perché in ufficio è una cosa mortificante ma lavorando da casa no? 🙂
L’atteggiamento migliore è: rimandare ciò che fa parte della vita quotidiana agli orari della vita quotidiana. In questo modo puoi (salvo periodi drammatici) smettere di lavorare molto prima, lavorare meglio e impiegarci meno a svolgere queste incombenze. Vale la pena per essere molto più rilassata come persona e realizzata come professionista.

6 – Muoversi all’aperto. Prendersi un quarto d’ora la mattina e altrettanto il pomeriggio per alzarti e camminare, andare da qualche parte. Che sia andare al bar a prendere un caffé o fare due passi con il cane, staccare è salutare e importante.
Io ho sofferto molto in un appartamento che abbiamo avuto appena arrivati qui, perché la casa era in cima a una salita ripidissima. All’idea di uscire di casa a piedi mi veniva l’odio per la salita da rifare al ritorno. E dovevo attraversare tutto il paese per arrivare alla pineta o nei boschi. Appena ci siamo potuti spostare da lì, abbiamo scelto una casa su una strada tutta in piano (in montagna non è sempre facile) e già in mezzo alla natura.
La mia pausa ora è aprire la porta di casa, passeggiare un quarto d’ora nel bosco e tornare. Una delle cose più rigeneranti in assoluto. In contesti cittadini mi è capitato di fare due passi a guardare le vetrine o cose del genere. Contando che non ci sono le trasferte da e per l’ufficio, se si lavora da casa bisogna uscire all’aperto, pena la sanità mentale e la mancata sintesi di vitamina D, con le conseguenze del caso.

Prendere un té all’aperto è molto più sano che passare la pausa sui social – Foto Inkflo

7 – Le cuffie per lavorare. Questa non è per tutti ma magari a qualcuno può servire. Mi sono procurata un paio di cuffie con microfono che si attaccano sia al cellulare che al computer. Avere le mani libere mi permette di cercare al volo documenti o continuare a lavorare nell’attesa, non le cambio per sentire la musica che mi serve per isolarmi meglio, abbasso solo il microfono se arriva una chiamata via skype, sposto solo il jack se arriva sul cellulare. Sembra una scemenza, ma fa molta differenza.

8 – Chiudere le fonti di distrazione o darsi dei tempi per i social e le telefonate extra lavoro. Ora dirò una cosa antipatica. Sui social ci sono una quantità di dipendenti a tempo indeterminato. C’è gente che ci sta tutto il santo giorno, a volte mi chiedo se lavorano per Facebook o per Twitter.
Se avete degli amici così, siete in pericolo. Fatevi delle chiacchierate simpatiche di tre ore al giorno su WhatsApp, Facebook o qualsiasi social e l’unico risultato sarà che voi rimarrete indietro con tutto il lavoro e non guadagnerete, loro invece avranno il solito stipendio a fine mese, che stiano su Facebook o lavorino.

Oppure vi ritroverete a lavorare la sera, quando loro vanno a casa a vivere.

8bis – Per lavorare bene da casa, bisogna sempre dare un costo al proprio tempo di lavoro. Come ti suona “Ho chiacchierato un’ora e mezza su facebook” rispetto a “Ho chiacchierato 150 euro su Facebook”? La differenza però è questa.
Se sei in grado di darti dei limiti e rispettarli, inserisci lo svago nella pausa caffé. Se invece cadi facilmente in tentazione, mettili dopo il lavoro. Extra. Perché sono un extra e costosissimo.

8tris – Se per lavoro devi usare anche i social… auguri.

 9 – Ogni tanto cambiare ambiente di lavoro. Stare sempre da soli può essere alienante, alla lunga.  Se si ha una parte di lavoro che può essere svolta su un portatile e non richiede molto silenzio, si può valutare di svolgerla in un caffé, o in biblioteca, o presso un collega, o invitalo a lavorare insieme. Le opzioni sono molte, alcune città hanno anche degli spazi di coworking gestiti privatamente, che con costi modesti mettono a disposizione una postazione di lavoro e wifi. Spesso gli scambi tra professionisti in questi luoghi sono molto proficui. Altre idee: frequentare conferenze inerenti al proprio lavoro, tenersi in contatto con i colleghi organizzando un aperitivo. Lavorare da casa non è chiudersi al resto del mondo.

10 – Non saltare la pausa pranzo e non mangiare alla scrivania. A me ogni tanto capita di doverlo fare, per esigenze di contatti esterni, magari ho solo 5 minuti tra mezzogiorno e le tre del pomeriggio. Mi sono organizzata con la classica schiscetta da lavoro (sì ora vanno i bento, ma io sono vintage dentro). Se ho solo cinque minuti, mi alzo e vado almeno alla finestra per mangiare. Ma non mangio mai mentre lavoro (le motivazioni sono le stesse del non lavorare in pigiama, non lavare il pavimento nella pausa caffé ecc.).

11 – Quando il computer è spento, non sono in studio. A una certa ora si chiude e non si riapre fino al giorno dopo. Ho dovuto essere rigorosa su questo perché ne ho viste di situazioni al limite del vampirismo energetico. A parte alcuni clienti stranieri che ogni tanto sbagliano fuso orario, lavorare da casa vuol dire saper mantenere dei limiti. Gli unici che possono farlo siamo noi, gli altri cercheranno di sfondarli in tutti i modi.
Per esempio, telefonate alle 21 o il sabato solo perché chi telefona è ancora in ufficio e tu tanto “sei a casa”. No, io sono in studio. Se non sono in studio, non mi puoi chiamare a casa alle nove di sera perché tu sei ancora in un ufficio a Milano. Io ho lasciato quei ritmi per una scelta precisa, non intendo riprenderli in mezzo a un bosco mentre ho già cenato e mi preparo a passare una rilassante serata in famiglia o sto per uscire a cena.
Una volta, addirittura, una cliente amica di amici (è terribile la confidenza che si prendono alcuni) mi ha chiamata alle 23 e mi ha detto “Scusa, ti chiamo ora perché prima ero a cena con clienti. Volevo dirti un paio di idee…“. No. Le ho chiesto se trovando chiuso il fruttivendolo, gli andava a citofonare a casa perché lei poteva fare la spesa solo la domenica mattina. E non l’ha più fatto. Se non l’avessi fermata, avrei perso anche solo inconsciamente una bella fetta di stima del mio lavoro e dato il via a una fila di chiamate a tutte le ore. E’ solo un esempio.

Spero che sia utile. (A me di sicuro: ora l’amica Gwen la smetterà di dirmi tutti i giorni che devo scriverle il post sul lavoro da casa, disturbandomi mentre lavoro!).

Per tutto il resto…

In diretta dalla mia bacheca. Sopra ho messo Ganesh, colui che aiuta a rimuovere gli ostacoli. Una risata e un po’ di meditazione possono fare molto in una giornata stressante.